Qué cambió con el Decreto 223 de 2026

El 5 de marzo de 2026 entró en vigencia el Decreto 223 de 2026, expedido por el Ministerio del Trabajo para reglamentar varios puntos del Sistema Nacional de Prácticas Laborales y actualizar reglas del contrato de aprendizaje. La norma fue publicada en el Diario Oficial ese mismo día y modificó el Decreto 1072 de 2015.

La lectura empresarial importante es esta: el decreto obliga a revisar si la compañía está vinculando estudiantes bajo la figura correcta, si los documentos internos soportan bien esa relación y si la operación diaria coincide con el alcance permitido para prácticas y aprendizaje.

Fuentes oficiales base:

• Decreto 223 de 2026 - Función Pública
• Ley 2119 de 2021 - Función Pública

Por qué esta noticia importa a las empresas

Muchas compañías usan practicantes, aprendices o estudiantes en etapa formativa para apoyar áreas administrativas, comerciales, operativas o jurídicas. El problema aparece cuando la figura se usa sin distinguir bien entre práctica laboral y contrato de aprendizaje, o cuando la realidad del trabajo diario desborda el alcance formativo.

En ese punto no solo existe riesgo operativo. También pueden surgir preguntas sobre:

1. afiliación y cobertura en seguridad social;
2. trazabilidad documental;
3. cumplimiento frente a SENA o frente a la institución educativa;
4. terminación anticipada del vínculo;
5. y, en casos sensibles, discusión sobre si la práctica terminó funcionando como una verdadera relación laboral.

Dos preguntas que una empresa debería hacerse desde ahora

1. ¿Estamos frente a una práctica laboral o a un contrato de aprendizaje?

El decreto diferencia ambas figuras y desarrolla reglas específicas para cada una. No conviene tratarlas como sinónimos.

• La práctica laboral mantiene un propósito formativo asociado al proceso académico del estudiante y exige articulación con la institución educativa.
• El contrato de aprendizaje conserva su naturaleza especial de formación, con reglas propias sobre etapas, apoyo de sostenimiento, terminación, seguimiento y registro.

Si la empresa usa un mismo modelo documental para todos los casos, vale la pena revisarlo. Una clasificación equivocada suele producir errores en afiliaciones, obligaciones de reporte, soportes internos y manejo de contingencias.

2. ¿Las actividades sí corresponden al proceso de formación?

La Ley 2119 de 2021, en su artículo 2, ya había reforzado una alerta relevante: si las actividades de la práctica no guardan relación directa con el área de estudio del practicante, puede abrirse una discusión seria sobre la validez de la figura.

Por eso no basta con firmar un convenio o llamar al estudiante “practicante”. La empresa debería poder explicar:

• qué objetivo formativo cumple esa práctica;
• qué funciones concretas realiza el estudiante;
• quién hace seguimiento;
• y cómo se conecta esa labor con el programa académico.

Cambios prácticos que conviene revisar en la operación

1. Convenios, cartas y formatos de vinculación

El decreto exige más orden en la documentación. Para empresas que reciben estudiantes de universidades, instituciones técnicas o tecnológicas, esto implica revisar convenios, cartas de inicio, responsables internos y soportes de coordinación con la entidad educativa.

Si la documentación hoy es genérica o se construye caso por caso sin estándar, el riesgo de inconsistencias aumenta.

2. Registro y trazabilidad del contrato de aprendizaje

Para las compañías obligadas a gestionar cuota o a vincular aprendices, el decreto vuelve especialmente importante la consistencia entre el contrato, la etapa formativa, el seguimiento y los reportes. En la práctica, esto exige revisar si talento humano y el área usuaria están aplicando la misma lógica documental.

No es un tema meramente administrativo. Cuando la empresa no puede reconstruir con claridad cómo vinculó, acompañó o terminó la relación, la defensa frente a una reclamación se debilita.

3. Riesgo por terminación sin causa suficientemente soportada

El decreto incorpora reglas expresas sobre terminación del contrato de aprendizaje y remite, para ciertos eventos, a consecuencias indemnizatorias. Esto debería llevar a las empresas a evitar terminaciones improvisadas o decisiones basadas solo en inconformidades operativas no documentadas.

Antes de terminar de forma anticipada, conviene revisar:

1. la etapa en la que se encuentra el aprendiz;
2. la causal aplicable;
3. el soporte documental disponible;
4. y el procedimiento interno que realmente siguió la empresa.

4. Seguridad social y costos asociados

El propio Decreto 223 de 2026 prevé desarrollo reglamentario adicional sobre seguridad social. Para las empresas, eso significa que este frente no debería manejarse con supuestos antiguos ni con plantillas heredadas sin validación reciente.

La recomendación prudente es revisar con talento humano y asesoría laboral qué figura está usando la compañía en cada caso y qué obligaciones concretas se activan.

Señales de riesgo que justifican revisión inmediata

Una empresa debería detenerse a revisar el tema si identifica alguna de estas situaciones:

1. El estudiante realiza funciones permanentes sin un componente formativo claro.
2. No existe soporte suficiente del convenio o del plan formativo.
3. El jefe inmediato trata al practicante o aprendiz igual que a un trabajador ordinario, sin distinguir el alcance de la figura.
4. La empresa rota estudiantes entre áreas sin dejar trazabilidad del propósito académico.
5. Se pretende terminar la vinculación con rapidez, pero sin causal ni soportes completos.
6. Talento humano, el líder del área y la institución educativa tienen versiones distintas sobre el alcance de la práctica.

Estas señales no prueban por sí solas un incumplimiento. Pero sí muestran un punto donde vale la pena ordenar la relación antes de que aparezca una visita, una reclamación o una auditoría interna.

Qué deberían hacer gerencia, talento humano y jurídica

Una revisión útil puede empezar por cuatro acciones concretas:

1. Mapear todas las vinculaciones activas de practicantes, aprendices y estudiantes en judicatura o etapas equivalentes.
2. Separar las figuras y validar cuáles son prácticas laborales y cuáles son contratos de aprendizaje.
3. Revisar documentos, afiliaciones, reportes y soportes de seguimiento para detectar vacíos.
4. Ajustar instructivos internos para que jefes y líderes no administren estas relaciones como si fueran idénticas a un contrato laboral ordinario.

Este trabajo preventivo suele ser más eficiente que corregir la situación cuando ya existe un conflicto o cuando la empresa necesita justificar retrospectivamente cómo operó la figura.

Lo que sigue para las empresas

El Decreto 223 de 2026 no debería leerse solo como una novedad técnica. Para muchas empresas es una oportunidad de ordenar prácticas que venían funcionando con criterios dispersos.

Si su compañía recibe estudiantes, administra cuota de aprendizaje o tiene dudas sobre cómo estructurar estas vinculaciones, conviene revisar de inmediato sus procesos con apoyo de derecho laboral para empresas o mediante nuestro servicio de outsourcing legal empresarial. También puede contactarnos si ya existe una situación puntual que necesite análisis.