Aprenda cuándo usar una carta de intención o un memorando de entendimiento, qué cláusulas revisar y cómo evitar compromisos ambiguos en una negociación empresarial.
Cuando una empresa ya identificó un posible aliado, proveedor, distribuidor o cliente corporativo, pero todavía no está lista para firmar el contrato definitivo, suele aparecer una duda muy concreta: ¿conviene firmar una carta de intención o un memorando de entendimiento?
La respuesta corta es esta:
Sí pueden ser útiles, pero solo si dejan claro qué partes obligan, qué partes no obligan y qué información puede compartirse sin abrir un riesgo innecesario.
Suponga este caso:
Una pyme de alimentos negocia con un operador logístico su expansión a tres ciudades. Ya conversaron sobre cobertura, tiempos de entrega y tarifas estimadas. Sin embargo, aún faltan validaciones internas, revisión de seguros, definición de indicadores de servicio y análisis de los datos de clientes que podrían circular en la operación.
En ese punto, firmar de inmediato el contrato final puede ser apresurado. Pero dejar todo en correos sueltos también genera desorden.
En ese escenario, una carta de intención o un memorando de entendimiento puede servir para:
En la gestión diaria, la diferencia no suele estar en el nombre del documento, sino en su función y redacción.
Normalmente se usa cuando una parte presenta por escrito su interés en avanzar en un negocio y quiere dejar parámetros iniciales de la negociación.
Suele usarse cuando ambas partes ya construyen un texto conjunto para organizar una fase preliminar de trabajo, revisión o coordinación.
El artículo 4 del Código de Comercio indica que las estipulaciones de los contratos válidamente celebrados preferirán a las normas legales supletivas y a las costumbres mercantiles. Esto vuelve crítica la redacción de cualquier documento precontractual, porque el riesgo no está solo en cómo lo nombren, sino en cómo quede escrito. Fuente: Código de Comercio.
En términos prácticos, si un documento preliminar fija prestaciones cerradas, fechas de inicio, precios definitivos y compromisos completos sin reservas claras, la empresa puede exponerse a discusiones sobre el alcance real de lo firmado.
Si quiere usar este tipo de documento sin improvisación, revise por lo menos estos puntos:
Debe decir:
No se trata de copiar el contrato final. Se trata de delimitar:
Si algunas obligaciones sí deben producir efectos inmediatos, hay que decirlo de manera expresa. Las más comunes son:
También debe quedar expresamente indicado qué aspectos siguen sujetos a aprobación o negociación posterior, por ejemplo:
Muchas empresas convierten la carta de intención en un atajo operativo. Empiezan pilotos, entregan accesos, comparten bases de clientes o ponen personal a ejecutar tareas sin que aún exista contrato principal, anexos operativos o reglas claras de responsabilidad.
Ese error se parece a otros problemas de documentación interna que ya hemos explicado en contenidos como el acta de entrega de contratos y procesos: modelo para cambios de cargo en la empresa y la acta de entrega de puesto de trabajo en Colombia. La lógica es la misma: si nadie define alcance, responsables y soporte documental, el riesgo crece justo cuando cambian manos, tareas o decisiones.
Si durante la etapa preliminar una empresa comparte listas de contactos, bases de clientes, hojas de vida, números de celular o correos identificables, ya no estamos solo ante un tema comercial: también aparece un frente de protección de datos.
La Ley 1581 de 2012 define la autorización como el consentimiento previo, expreso e informado del titular, y establece principios como finalidad, seguridad, acceso restringido y confidencialidad en el tratamiento de datos personales. Además, la ley aplica a datos personales registrados en bases de datos tratadas por entidades públicas o privadas. Fuente: Ley 1581 de 2012.
Por eso, antes de compartir información en una negociación, conviene revisar:
Si este frente le preocupa, puede complementar con nuestro artículo sobre formato de autorización de datos para hojas de vida y selección de personal, que ayuda a ordenar parte de esa documentación cuando intervienen áreas de talento humano o procesos mixtos con terceros.
Revise con cuidado si el borrador tiene alguna de estas señales:
Este ejemplo es orientativo y debe ajustarse al caso concreto:
Modelo orientativo de carta de intención
Entre [Empresa A] y [Empresa B], las partes manifiestan su interés en evaluar una posible relación comercial para [describir objeto preliminar].
1. Alcance preliminar. Durante esta etapa las partes podrán intercambiar información, adelantar reuniones y realizar validaciones técnicas, financieras, operativas y jurídicas para analizar la viabilidad de un contrato definitivo.
2. Naturaleza del documento. Salvo lo dispuesto en las cláusulas de confidencialidad, manejo de información, gastos y vigencia, este documento tiene carácter preliminar y no constituye por sí solo obligación de celebrar el contrato definitivo.
3. Confidencialidad. La información compartida solo podrá ser utilizada para evaluar la posible operación y deberá mantenerse bajo reserva.
4. Datos personales. Si se comparten datos personales, cada parte limitará su uso a la finalidad informada y aplicará controles razonables de acceso y seguridad.
5. Vigencia. Este documento estará vigente hasta el [fecha] o hasta que las partes decidan por escrito cerrar la etapa preliminar.
6. Aprobaciones. La operación propuesta queda sujeta a validación interna, evaluación de riesgos y firma del contrato correspondiente.
La carta de intención o el memorando de entendimiento se quedan cortos cuando el negocio ya necesita:
En ese momento, seguir negociando con un documento preliminar puede salir más costoso que pasar a un contrato completo y bien estructurado.
Antes de aprobar una carta de intención o un memorando de entendimiento, haga estas seis preguntas:
En muchas empresas, el problema no aparece en la firma final, sino semanas antes: versiones circulando por correo, compromisos comerciales no revisados, anexos sin control y áreas operativas asumiendo obligaciones que nadie validó jurídicamente.
Cuando ese patrón es recurrente, suele ser más eficiente contar con revisión periódica de documentos precontractuales, cláusulas de confidencialidad, matrices de riesgo, reglas de duración, terminación y responsables internos.
Si su empresa negocia alianzas, proveedores, distribución o expansión comercial de manera constante, puede conocer cómo funciona nuestro servicio de outsourcing legal para empresas. Si prefiere revisar un caso específico con su equipo, también puede escribirnos desde contacto.
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