Guía práctica para empresas en Colombia sobre cómo cerrar accesos, devolver archivos y dejar soportes cuando un proveedor deja de tratar información de clientes.
Sí: cuando termina un servicio con un tercero que venía usando información de clientes, la empresa debería cerrar accesos, definir qué archivos se devuelven, cuáles se conservan de forma autorizada y cuáles deben dejar de circular. Lo más útil es manejar un cierre documentado, no una simple llamada o un correo informal.
Un ejemplo práctico: si su empresa contrató a un proveedor para CRM, soporte comercial, recaudo, servicio al cliente o campañas, al finalizar la relación no debería asumir que la información “queda quieta”. Conviene revisar usuarios activos, carpetas compartidas, exportaciones de bases, reportes descargados y copias que hayan quedado en equipos o servicios externos.
La Ley 1581 de 2012 define el tratamiento de datos personales como operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, y establece principios como finalidad, acceso restringido y seguridad (fuente). Eso vuelve importante que el fin del servicio también tenga reglas claras: si cesa la finalidad contractual, la empresa debe ordenar qué uso puede continuar y cuál no.
Porque muchas empresas sí documentan el inicio del servicio, pero no su cierre. En la práctica, ahí quedan riesgos como estos:
Este punto se relaciona con temas que ya hemos tratado en quién responde si un proveedor usa datos de clientes por fuera del servicio contratado y en promesas por WhatsApp con clientes: cómo evitar obligaciones comerciales mal documentadas, porque el desorden probatorio y la circulación innecesaria de información suelen mezclarse.
Antes de la fecha de cierre, revise al menos cinco frentes:
Identifique qué hacía en la práctica:
Haga un inventario básico:
Defina quién valida cada punto. Si nadie coordina el retiro, el proceso se fragmenta entre comercial, tecnología, cartera o servicio al cliente.
Revise qué se pactó. El Código de Comercio reconoce que las estipulaciones de los contratos válidamente celebrados prefieren a las normas legales supletivas y a las costumbres mercantiles (fuente). Por eso conviene verificar si el contrato dijo algo sobre devolución de información, reserva, soportes o cierre de accesos.
No todo debe desaparecer. La empresa puede requerir conservar:
La pregunta no es “borrar todo”, sino ordenar qué puede conservarse y con qué finalidad.
Use este checklist básico:
Ejemplo orientativo. Debe adaptarse al tipo de servicio y a los sistemas usados por su empresa.
Acta interna de cierre de servicio con tercero
En fecha [●], la empresa [●] verificó la terminación operativa del servicio prestado por [●]. Se revisaron los accesos otorgados al tercero en [plataformas o repositorios], y se solicitó el cese de uso de la información entregada para la ejecución contractual.
La empresa dejó constancia de los archivos recibidos de vuelta, de los reportes conservados para fines internos y de los accesos retirados o deshabilitados. El responsable interno del cierre fue [cargo o área], quien verificó la ejecución de las medidas acordadas.
No tome la decisión por intuición. Use criterios concretos:
Si su empresa cambia seguido de proveedores, opera con varios terceros a la vez o comparte información de clientes en distintas áreas, este no suele ser un problema aislado. En esos casos conviene estandarizar contratos, actas, responsables y cierres con apoyo continuo.
Por eso puede ser útil revisar un esquema de outsourcing legal para empresas, especialmente si gerencia quiere unificar criterios entre contratación, operación y evidencia. Si necesita revisar su caso o sus formatos internos, también puede escribirnos por contacto.
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