Circular Conjunta 100-006 de 2025

La Circular Conjunta 100-006 de 2025, publicada en el Gestor Normativo de Función Pública, volvió a poner el foco en los soportes, responsabilidades y controles que rodean la ejecución contractual con entidades estatales. Aunque muchas lecturas se concentran en contratistas individuales, para las empresas hay un punto especialmente sensible: los riesgos de operar mediante consorcios o uniones temporales sin una matriz documental y de responsabilidades suficientemente clara.

Para compañías que licitan, ejecutan contratos públicos o participan como integrantes de esquemas asociativos, esta señal administrativa importa porque una falla de soporte, representación o coordinación interna puede traducirse en reprocesos, discusiones sobre responsabilidades, observaciones del supervisor o contingencias durante la ejecución.

Si su empresa ya participa o quiere participar en contratación pública, conviene revisar este tema junto con su estructura de representación y soporte jurídico. Puede apoyarse en nuestro servicio de outsourcing legal para empresas o revisar nuestro enfoque en derecho administrativo.

¿Qué cambia realmente para las empresas?

Más que crear por sí sola una obligación totalmente nueva, la Circular Conjunta 100-006 de 2025, según la fuente consultada, refuerza un mensaje práctico: en la contratación estatal importan cada vez más la trazabilidad, la claridad de roles, la consistencia documental y la capacidad de demostrar quién hace qué, con qué soporte y bajo qué responsabilidad.

Para una empresa privada esto significa que ya no basta con “estar dentro” de un consorcio o una unión temporal. También debe poder probar, de manera ordenada:

• Quién la representa frente al proceso y durante la ejecución.
• Qué obligaciones asume dentro del esquema asociativo.
• Qué documentos respaldan su intervención técnica, operativa, financiera y administrativa.
• Cómo coordina respuestas con los demás integrantes.
• Qué controles internos conserva para auditoría, supervisión o requerimientos posteriores.

¿Por qué este tema merece una nota aparte?

Porque el sitio ya tiene contenido sobre la Circular 100-006 orientado a contratistas y empresas en general, pero había un vacío claro en un frente muy consultado por compañías medianas, constructoras, firmas de servicios, operadores y proveedores: la gestión legal de consorcios y uniones temporales.

Además, desde una perspectiva comercial, este asunto conecta bien con gerentes, áreas jurídicas, administrativas, licitaciones, compras y representantes legales, es decir, perfiles que suelen tomar decisiones sobre asesoría recurrente y acompañamiento preventivo.

¿Qué debería revisar una empresa si participa en un consorcio o unión temporal?

Documento de conformación y reparto de responsabilidades

El primer filtro es confirmar si el acuerdo entre integrantes realmente refleja cómo se está ejecutando el negocio.

Revise por lo menos:

• Las obligaciones asignadas a cada integrante.
• Los porcentajes de participación y su coherencia con la ejecución real.
• Las reglas de vocería y representación ante la entidad.
• Los mecanismos internos de decisión para responder requerimientos, suspensiones, prórrogas o reclamaciones.
• Las consecuencias por incumplimientos internos entre las partes.

Un problema frecuente es que el documento de conformación se firma para cumplir el proceso de selección, pero luego la operación real cambia y nadie actualiza reglas internas, anexos, poderes o circuitos de aprobación.

Representación legal, poderes y firmas autorizadas

En contratación estatal, una observación menor sobre firma o representación puede frenar respuestas, trámites o decisiones relevantes.

Conviene validar:

• Quién puede firmar comunicaciones, subsanaciones, actas y respuestas.
• Si hay poderes vigentes y suficientemente claros.
• Si la empresa tiene una matriz interna de firmas y autorizaciones.
• Si el vocero del esquema asociativo cuenta con respaldo documental adecuado.

Este punto se conecta directamente con la necesidad de ordenar poderes y autorizaciones. Si quiere profundizar, puede revisar nuestra guía sobre matriz de poderes y firmas en la empresa.

Soportes de ejecución y trazabilidad interna

La Circular vuelve relevante algo que muchas empresas descuidan: no basta con ejecutar bien; hay que poder demostrarlo bien.

Eso exige revisar:

• Actas internas y actas con la entidad.
• Correos de instrucción y aprobación.
• Soportes de entregables.
• Trazabilidad de cambios operativos.
• Cruce entre facturación, ejecución y reportes.
• Archivo organizado por hito contractual.

Cuando la documentación está dispersa entre varias empresas integrantes, aparece un riesgo recurrente: nadie tiene el expediente completo y la respuesta a requerimientos termina siendo incompleta o contradictoria.

Relación entre supervisión externa y control interno

Muchas contingencias no nacen del contrato principal, sino de la falta de coordinación frente al supervisor o interventor.

La empresa debería revisar:

• Quién consolida la respuesta a observaciones.
• Quién recopila soportes de cada integrante.
• Qué tiempos internos existen antes de los vencimientos oficiales.
• Cómo se aprueban respuestas sensibles sobre costos, plazos o incumplimientos.

Sin ese circuito, una observación administrativa puede escalar innecesariamente por simple desorden documental.

Subcontratación y cadena de terceros

Si uno de los integrantes apoya la ejecución en proveedores o subcontratistas, conviene alinear muy bien los documentos privados con las exigencias del contrato estatal.

Revise:

• Alcance contractual de cada tercero.
• Cláusulas de cumplimiento y entrega de soportes.
• Obligaciones de seguridad social y laborales cuando aplique.
• Condiciones de confidencialidad y manejo de información.
• Régimen de evidencias para demostrar ejecución.

Aquí suelen aparecer tensiones entre derecho comercial, laboral y administrativo. Por eso, según el tipo de operación, también puede ser útil revisar su estructura desde derecho comercial o derecho laboral.

Riesgos frecuentes que vale la pena anticipar

En la práctica, varias empresas llegan a esta revisión solo cuando ya existe un requerimiento. Sin embargo, las señales de alerta suelen aparecer antes:

• Documentos firmados por personas sin facultades claras.
• Respuestas distintas entre integrantes del mismo esquema.
• Falta de actas o soportes sobre cambios de alcance.
• Desorden entre lo ofertado y lo efectivamente ejecutado.
• Dificultad para consolidar evidencias frente a supervisión o auditoría.
• Confusión sobre quién asume costos, correcciones o contingencias.

Ninguna de estas situaciones implica automáticamente una sanción o un incumplimiento imputable, pero sí aumentan la exposición administrativa y contractual.

¿Qué puede hacer una empresa desde ahora?

Una revisión preventiva bien enfocada no requiere esperar una controversia. En muchos casos basta con ordenar el frente documental y definir responsables internos.

Una hoja de ruta razonable podría incluir:

• Levantar un inventario de contratos estatales activos donde la empresa participe asociadamente.
• Revisar documentos de conformación de consorcios o uniones temporales.
• Cruzar poderes, certificados y facultades de representación.
• Verificar archivo de soportes por entregable, periodo y requerimiento.
• Definir un responsable interno de coordinación jurídica-documental.
• Ajustar contratos con terceros que apoyan la ejecución.

¿Por qué esto también importa para pymes?

Porque muchas pymes ingresan a contratación estatal precisamente a través de consorcios o uniones temporales, y ahí el riesgo no siempre está en la capacidad técnica sino en la debilidad documental.

Una pyme puede ejecutar bien su parte y aun así quedar expuesta si no conserva soportes, no delimita responsabilidades o no documenta adecuadamente su relación con los demás integrantes.

Cierre práctico para empresas

La Circular Conjunta 100-006 de 2025 es una señal útil para que las empresas no miren la contratación estatal solo desde la adjudicación, sino también desde la ejecución probatoria y el control documental. En consorcios y uniones temporales, esa disciplina es todavía más importante porque las responsabilidades se cruzan y los errores de coordinación suelen costar tiempo, caja y capacidad de respuesta.

Si su empresa contrata con el Estado, participa en uniones temporales o necesita ordenar poderes, soportes y responsabilidades de ejecución, en Legal Abogados podemos acompañarla con una revisión preventiva y práctica. Conozca nuestro servicio de outsourcing legal para empresas o escríbanos a través de contacto.