DIAN recuerda el uso del documento soporte electrónico: qué deberían revisar las empresas cuando compran a no obligados a facturar

La DIAN mantiene publicada su orientación sobre el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, una referencia que sigue siendo relevante para empresas colombianas que compran servicios, insumos o apoyos operativos a terceros que no facturan electrónicamente, según la fuente consultada.

Aunque muchas compañías concentran sus controles en la factura electrónica, este punto suele quedar débil en compras pequeñas, pagos recurrentes, cajas menores, contratistas no obligados a facturar y proveedores informales o de baja estructura administrativa. Ahí es donde suelen aparecer reprocesos internos, dudas contables y riesgos de soporte documental.

¿Qué cambió o por qué esta orientación sigue siendo noticia útil?

No se trata de una novedad menor de archivo. La DIAN viene sosteniendo y difundiendo reglas operativas sobre cómo debe soportarse este tipo de adquisiciones dentro del ecosistema de facturación electrónica. Para las empresas, esto importa porque el problema no suele estar en la teoría sino en la ejecución diaria:

• Compras que sí ocurrieron, pero quedaron mal soportadas.
• Pagos aprobados sin validación tributaria mínima.
• Proveedores clasificados de forma incorrecta.
• Áreas de compras, contabilidad y tesorería trabajando con criterios distintos.

En otras palabras, la señal para las empresas no es solo tributaria. También es de control interno, trazabilidad documental y coordinación entre áreas.

¿Por qué le importa esto a una empresa en Colombia?

Cuando una empresa adquiere bienes o servicios a un tercero no obligado a facturar, no basta con decir que “como no había factura, se pagó con una cuenta de cobro”. Ese enfoque suele ser insuficiente si no existe un flujo interno claro sobre:

• Quién valida la calidad tributaria del proveedor.
• Qué documento debe emitirse o conservarse.
• Qué soporte respalda la efectiva prestación del servicio o entrega del bien.
• Cómo se conecta esa compra con contabilidad, impuestos y archivo.

Esto impacta especialmente a:

• Pymes con alto volumen de compras operativas.
• Empresas que trabajan con técnicos, instaladores, oficios, transporte o apoyos ocasionales.
• Negocios con cajas menores o pagos descentralizados.
• Compañías que tercerizan parte de su operación administrativa.

Lo primero que debería revisar una empresa

1. Clasificación real de proveedores

No todos los terceros están en la misma categoría. Un error frecuente es asumir, sin verificación, que un proveedor “no factura” porque envía cuenta de cobro o porque así lo ha hecho siempre.

Conviene revisar:

• Si el tercero realmente no está obligado a expedir factura.
• Si esa condición fue validada por el área responsable.
• Si existe evidencia documental de esa revisión.
• Si la base de proveedores está actualizada.

Cuando esta clasificación falla, se genera un efecto dominó: compras mal soportadas, pagos observados y diferencias entre lo que cree compras y lo que exige contabilidad.

2. Flujo interno entre compras, contabilidad y tesorería

Muchas contingencias no nacen por mala fe, sino por desorden operativo. Por eso vale la pena preguntarse: ¿la empresa tiene un procedimiento claro para este tipo de adquisiciones?

Ese flujo debería definir al menos:

• Quién recibe la solicitud de compra.
• Quién valida el tipo de proveedor.
• Quién genera o gestiona el soporte correspondiente.
• Quién aprueba el pago.
• Quién conserva los respaldos.

Si hoy cada área resuelve esto “como pueda”, ya existe un foco de riesgo.

3. Soporte de la operación, no solo del pago

Otro error común es concentrarse únicamente en el comprobante de egreso o en la transferencia bancaria. Pero el soporte útil no se limita a demostrar que hubo pago. También debe ayudar a probar que la operación existió y qué se recibió.

En la práctica, conviene revisar si la empresa conserva:

• Solicitud o requerimiento interno.
• Aceptación del servicio o entrega del bien.
• Cuenta de cobro o documento del proveedor, cuando aplique.
• Documento soporte electrónico o proceso interno asociado.
• Evidencias de recibido a satisfacción.

Señales de alerta que vale la pena corregir

Estas son algunas señales frecuentes en empresas que después enfrentan reprocesos:

• Pagos a personas o pequeños proveedores sin ficha tributaria clara.
• Cuentas de cobro sin trazabilidad del servicio prestado.
• Soportes guardados en correos, chats y carpetas personales.
• Compras urgentes sin ruta de aprobación definida.
• Criterios distintos entre sedes o unidades de negocio.
• Falta de conciliación entre proveedor creado, documento recibido y pago ejecutado.

Si varias de estas situaciones ocurren al mismo tiempo, el problema ya no es solo documental. Es un asunto de cumplimiento y gobierno operativo.

¿Qué áreas deberían involucrarse?

Este tema no debería quedar aislado en contabilidad. En muchas empresas requiere una revisión conjunta de:

• Administración.
• Compras.
• Cuentas por pagar.
• Tesorería.
• Contabilidad.
• Área jurídica o asesoría externa.

La razón es simple: el riesgo aparece en el cruce entre contrato, soporte, pago y archivo. Por eso puede ser útil apoyarse en esquemas de outsourcing legal para empresas cuando la organización no tiene una coordinación interna sólida entre áreas legales y administrativas.

Qué debería hacer una empresa colombiana desde ahora

Sin esperar una contingencia, una revisión razonable puede incluir:

• Depurar la base de proveedores y su clasificación tributaria.
• Definir un instructivo interno para compras a no obligados a facturar.
• Estandarizar responsables de validación y aprobación.
• Unificar soportes mínimos exigibles por tipo de compra.
• Cruzar este proceso con políticas de pagos, archivo y retención documental.

Si su empresa ya está revisando controles sobre soportes, aprobaciones y trazabilidad, también puede complementar este frente con una matriz de autorizaciones y pagos para reducir vacíos operativos. En ese punto resulta útil revisar nuestro contenido sobre control interno y aprobación de pagos y la conveniencia de ordenar el soporte jurídico del negocio con acompañamiento continuo.

Un punto que muchas pymes pasan por alto

En pymes y empresas de crecimiento rápido, estas compras suelen verse como temas “menores” por su monto unitario. Sin embargo, cuando se repiten durante meses, terminan creando:

• Volumen alto de soportes débiles.
• Dependencia de personas clave que manejan el proceso informalmente.
• Dificultad para responder requerimientos internos o externos.
• Fricción entre administración, proveedores y tesorería.

Por eso, más que reaccionar caso por caso, conviene ordenar el procedimiento completo.

Cierre

La orientación de la DIAN sobre documento soporte electrónico no debería leerse solo como una obligación tributaria aislada. Para las empresas en Colombia, también es una oportunidad para revisar cómo están comprando, quién valida a los proveedores, qué se está pagando realmente y con qué respaldo documental.

Si su empresa quiere revisar este tipo de procesos de forma preventiva, en Legal Abogados acompañamos la organización de soportes, validaciones y flujos internos desde una mirada práctica de cumplimiento. Puede conocer más sobre nuestro servicio de outsourcing legal para empresas o escribirnos a través de contacto para evaluar su caso.