Requerimiento de pago por facturas vencidas: ejemplo

Un requerimiento de pago por facturas vencidas debe identificar al acreedor y al obligado, explicar la deuda, mostrar el saldo conciliado y permitir una respuesta verificable. Es una comunicación extrajudicial: no equivale a una demanda, una orden de pago judicial o un embargo.

El siguiente ejemplo está pensado para una empresa proveedora en Colombia. Adáptelo a los hechos y documentos del negocio. Si necesita una gestión de requerimiento y negociación, consulte cobro prejurídico de cartera.

Antes de enviar la carta

• Confirme la identidad del obligado y la representación de quien firma por su empresa.
• Verifique vencimiento, abonos, notas crédito, devoluciones y saldo.
• Reúna la factura, el contrato u orden y los soportes de entrega.
• Revise las objeciones recibidas y responda las que puedan afectar la cifra.
• Confirme el canal de comunicación y conserve prueba del contenido enviado.

No use una cifra tomada de una base desactualizada. Si reclama intereses, gastos u otros conceptos, identifique su fundamento y su cálculo; el modelo no autoriza a agregarlos automáticamente.

Modelo adaptable de requerimiento de pago

[Ciudad], [fecha]

Destinatario: [Razón social del obligado e identificación]

Asunto: Solicitud de pago de la factura [número]

En nombre de [empresa acreedora e identificación], solicitamos revisar y pagar el saldo pendiente correspondiente a [descripción del negocio], documentado en [contrato u orden] y en la factura [número], con vencimiento el [fecha].

Valor inicial: [valor]. Abonos y ajustes verificados: [detalle]. Saldo de capital pendiente a [fecha de corte]: [valor]. Otros conceptos, únicamente si proceden: [fundamento y cálculo separado].

Adjuntamos [lista de soportes]. Agradecemos realizar el pago por [medio previamente verificado] o comunicar por escrito sus objeciones documentadas o una propuesta de pago al canal [correo o dirección], a más tardar el [fecha propuesta].

Si ya realizó el pago, por favor remita el comprobante para conciliarlo. Si existe una diferencia sobre el saldo o la entrega, indique su fundamento y los soportes que permitan revisarla.

Ante la falta de solución, evaluaremos con asesoría jurídica las acciones que correspondan según los documentos y las condiciones de la obligación.

[Nombre, cargo y firma de quien está autorizado]

[Datos de contacto de la empresa acreedora]

La fecha de respuesta es una propuesta de gestión en este modelo, no un plazo legal universal. Revise cualquier plazo contractual o normativo aplicable antes de usarla. Compruebe los datos bancarios por un canal confiable para reducir el riesgo de fraude.

Ejemplo ilustrativo del saldo

Si una factura era de $8.000.000 y el cliente abonó $2.000.000, sin otros ajustes, el capital pendiente es $6.000.000. Relacione el abono y su fecha en la carta. Si existe una nota crédito, inclúyala antes de determinar el saldo. Estas cifras son ficticias y se usan para mostrar la conciliación.

Cómo guardar prueba del requerimiento

Conserve la carta final y sus anexos, el destinatario utilizado, la fecha y el comprobante del canal de envío. Guarde también la respuesta completa y su contexto. Una captura parcial de una conversación puede dejar por fuera objeciones, pagos o modificaciones relevantes.

En facturas electrónicas, la empresa debe preservar los archivos y soportes de recibido, entrega y aceptación pertinentes. El Código de Comercio, artículos 772 a 774, es una referencia para estudiar la factura como título valor; una carta no subsana por sí sola un requisito faltante.

Lo que esta carta no resuelve por sí sola

No convierte cualquier factura en un título ejecutivo ni asegura el pago. Para una reclamación ejecutiva deben estudiarse las condiciones del artículo 422 del Código General del Proceso. La decisión sobre medidas cautelares corresponde al juez dentro del proceso aplicable.

Tampoco asuma que cualquier correo interrumpe la prescripción. El artículo 94 del mismo código contempla efectos del requerimiento escrito directo del acreedor, que deben revisarse para la obligación y la actuación concretas. Si se acerca un término, busque asesoría antes de esperar una respuesta.

¿Qué hacer después de enviarla?

Si el cliente paga, concilie y cierre el saldo. Si propone cuotas, documente un acuerdo y su seguimiento. Si objeta, revise los soportes. Si no responde, evalúe la ruta de cobro y los términos con un abogado. Puede ampliar la decisión en qué hacer si un cliente no paga una factura.

Para preparar esa decisión en su empresa, solicite revisión de cartera. Atendemos empresas en Colombia desde Medellín; definiremos el alcance según los documentos disponibles, sin prometer recaudo o un resultado judicial.

Fuentes consultadas

• Código General del Proceso: artículos 94 y 422.
• Código de Comercio: artículos 772 a 774.
• Ministerio de Justicia: facturas de venta que no quieren pagar.