¿Qué hacer si un cliente no paga una factura en Colombia?

Si un cliente no paga una factura en Colombia, compruebe el vencimiento y el saldo, reúna las pruebas del negocio y envíe un requerimiento de pago verificable. Después decida si conviene negociar o estudiar una reclamación judicial. La factura emitida por su empresa es parte del expediente: por sí sola no permite dar por cumplidos todos los requisitos de una demanda.

Esta guía está dirigida a empresas proveedoras y equipos de cartera. Si necesita acompañamiento, consulte el servicio de cobro de facturas electrónicas.

1. Confirme qué le deben antes de reclamar

Revise el contrato, la orden de compra y la fecha acordada para pagar. Concilie abonos, notas crédito, devoluciones y retenciones que correspondan. Identifique quién es el obligado: el contacto que pidió una cotización no siempre es la persona o empresa que contrató.

Prepare una relación sencilla: número de factura, fecha de vencimiento, valor inicial, ajustes, pagos y saldo pendiente. Separe cualquier interés del capital y valide su fundamento. No agregue penalidades o gastos de cobranza sin revisar el acuerdo y las reglas aplicables.

2. Arme un expediente por cliente

• Factura y archivos electrónicos disponibles, incluida su trazabilidad.
• Contrato, cotización aceptada u orden de compra.
• Remisión, acta o evidencia de entrega del bien o prestación del servicio.
• Soportes de recibido y aceptación, cuando correspondan.
• Correos relevantes, objeciones, abonos y notas crédito.
• Datos del obligado y acuerdos de pago anteriores.

El Código de Comercio, artículos 772 a 774, regula la factura como título valor y sus requisitos. La aceptación y la entrega deben estudiarse según lo ocurrido; la validación tributaria no sustituye ese análisis. Si la factura circuló, revise además la legitimación de quien pretende cobrar.

3. Requiera el pago y responda las objeciones

Use el canal acordado o un medio que permita conservar prueba del envío y del contenido. Indique la obligación, el saldo conciliado y cómo puede el cliente pagar o plantear una objeción documentada. Puede adaptar nuestro ejemplo de requerimiento de pago.

Si el cliente reconoce la deuda pero pide plazo, proponga cuotas que puedan verificarse y deje por escrito montos, fechas y condiciones. Si discute una entrega o el precio, confronte la objeción con los soportes antes de insistir en el mismo saldo. El cobro prejurídico sirve para ordenar esta etapa.

Ejemplo ilustrativo: factura con un abono

Una empresa vendió equipos por $12.000.000 y su cliente abonó $3.000.000. Si no existen otros ajustes, el saldo de capital es $9.000.000. El requerimiento debe reflejar el abono, acompañarse de la documentación de la entrega y separar cualquier interés jurídicamente procedente. Este ejemplo es ficticio y no representa un resultado de Legal Abogados.

Si el cliente alega que devolvió parte de los equipos, la empresa debe verificar esa devolución. Cobrar automáticamente los $12.000.000 originales puede desconocer pagos y ajustes que afectan la reclamación.

4. Evalúe si corresponde acudir a un juez

El proceso ejecutivo exige una obligación clara, expresa y exigible documentada en los términos del artículo 422 del Código General del Proceso. Un abogado debe revisar el título y sus soportes, los términos, las objeciones, los costos y la situación del deudor. Si el ejecutivo no es la vía adecuada, corresponde estudiar otras acciones y pruebas.

RADIAN cumple funciones de registro y trazabilidad relacionadas con la circulación de facturas electrónicas como título valor. La Resolución DIAN 85 de 2022 distingue ese registro de la constitución del título. No asuma que toda demanda está condicionada a una inscripción en RADIAN ni que la falta de un evento hace desaparecer la deuda.

¿Qué conviene evitar?

• Esperar indefinidamente nuevas promesas sin revisar los términos aplicables.
• Reclamar cifras sin conciliar los pagos y ajustes.
• Amenazar con embargos que una empresa no puede ordenar por su cuenta.
• Firmar acuerdos nuevos sin comprender qué obligaciones y garantías conserva.

Revise la ruta de cobro de su empresa

Si tiene una factura o una cartera de varios clientes, solicite revisión de cartera. Atendemos empresas en Colombia desde nuestra oficina en Medellín. El equipo definirá los documentos y el alcance del servicio; el envío de la solicitud no garantiza recaudo ni constituye representación judicial.

Fuentes consultadas

• Ministerio de Justicia: facturas de venta que no quieren pagar.
• Código de Comercio: artículos 772 a 774.
• Código General del Proceso: artículo 422.
• DIAN: Resolución 85 de 2022 sobre RADIAN.