Lista práctica de soportes laborales, nómina, seguridad social, jornada y SST para preparar una inspección según el tamaño, actividad y riesgo de la empresa.
No existe una carpeta idéntica que resuelva cualquier visita del Ministerio del Trabajo. Los documentos relevantes dependen del objeto de la inspección, la actividad, las formas de vinculación y las obligaciones aplicables a la empresa.
El artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo permite exigir libros, registros, planillas y otros soportes relacionados con la vigilancia laboral. La siguiente lista es una herramienta de organización, no una afirmación de que cada documento sea obligatorio para todo empleador.
Identifique trabajadores, contratos y modificaciones pertinentes, con sus fechas y soportes reales. Revise la coherencia entre cargo, salario, jornada pactada y lo que sucede en la operación.
No convierta un contrato de prestación de servicios en prueba automática de independencia. La realidad de la relación debe analizarse.
Reúna nóminas o desprendibles, comprobantes de pago y soportes de novedades correspondientes a los períodos solicitados. Cruce lo reportado con salarios, prestaciones y afiliaciones.
Una planilla aislada no explica por sí sola si el ingreso base, el período y las novedades son correctos. Conserve el documento que sustenta cada ajuste.
Ubique horarios, registros de tiempo y soportes de trabajo suplementario que correspondan. Compare operación, nómina y compensaciones; no entregue un turno teórico como si demostrara todas las horas trabajadas.
La Ley 2466 del 25 de junio de 2025 modificó varias reglas laborales. Al revisar nómina y jornada hay que atender la vigencia de cada cambio y las reglas de transición, en lugar de aplicar una misma tarifa a todos los períodos históricos.
Cuando aplique reglamento interno, conserve la versión vigente y evidencia de publicación. Revise que el procedimiento realmente ejecutado coincida con la ley y las reglas internas.
Los expedientes disciplinarios deben permitir reconstruir apertura, hechos, pruebas trasladadas, oportunidad de defensa, decisión y posibilidad de impugnación. No basta con una firma al final de un formato. Consulte la guía del proceso disciplinario y la actualización del reglamento.
La Resolución 0312 del 13 de febrero de 2019 diferencia estándares mínimos según número de trabajadores y clase de riesgo. No debe exigirse a una pequeña empresa de bajo riesgo el mismo paquete documental de una operación de alto riesgo sin revisar la norma.
Organice, según corresponda, identificación de peligros, responsables, plan de trabajo, capacitación, evaluaciones, investigación de accidentes, acciones de mejora y soportes de participación. Coordine con el responsable de SST; una carpeta completa no reemplaza la ejecución efectiva de las medidas.
Una empresa recibe una solicitud sobre seis meses de nómina. Puede organizar: Punto solicitado / Período / Documento / Responsable / Diferencia detectada / Anexo entregado. Esta matriz ayuda a evitar que el comprobante de un mes se presente como soporte de otro o que una corrección quede sin explicación.
Identifique si se trata de un soporte no localizado, un documento que no aplica o una obligación incumplida. Explique la situación con hechos verificables y revise el plazo de respuesta. No cree actas de reuniones que no ocurrieron ni incluya datos personales ajenos al objeto solicitado.
Para la atención completa de la diligencia, consulte qué hacer antes, durante y después de una visita.
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