Pruebas y citación a descargos digitales: cómo cuidar la defensa

Una captura de pantalla o una invitación a videollamada puede ser parte de un expediente disciplinario, pero no demuestra por sí sola que el trabajador conoció todos los hechos o tuvo una posibilidad real de defenderse.

El uso de medios digitales debe resolver tres preguntas: ¿qué información se comunicó, cómo pudo consultarse y qué evidencia conserva la empresa sobre el proceso?

La regla laboral se mantiene en medios digitales

La Ley 2466 del 25 de junio de 2025, al modificar el artículo 115 del CST, exige trasladar las pruebas que sustentan los hechos y permitir su contradicción. El procedimiento general concede un término de defensa no inferior a cinco días.

Su parágrafo 5 permite utilizar tecnologías de información y comunicaciones cuando el trabajador dispone de las herramientas. No basta con enviar un enlace si no puede abrirse, requiere una cuenta inaccesible o contiene anexos que nunca fueron compartidos. Las excepciones de ciertos empleadores deben revisarse por separado.

¿Qué debe expresar la citación?

Identifique apertura, hechos, conductas u omisiones y soportes relevantes; distinga acusación de conclusión. Precise la forma de consultar los anexos y el canal para presentar explicación y pruebas.

Una citación no debería reducirse a “presentarse para una reunión con gerencia”. La persona necesita conocer lo que se le atribuye y contar con la oportunidad de defensa que corresponda. Revise además acompañamiento sindical y ajustes razonables cuando apliquen.

Consulte la guía para preparar descargos.

Correos y chats: preserve contexto e integridad

La Ley 527 del 18 de agosto de 1999 regula mensajes de datos y criterios para su valoración. El origen, integridad y contexto importan: una imagen recortada puede ocultar respuestas, fecha, participantes o condiciones relevantes.

• Conserve el soporte disponible, sin editar el original para mejorar la acusación.
• Identifique origen y fecha, y quién tuvo acceso legítimo.
• Incluya el contexto pertinente, evitando recopilar conversaciones personales ajenas al caso.
• Permita la contradicción, con anexos legibles y accesibles.
• Registre diferencias, si la persona cuestiona autoría, integridad o significado.

No acceda a cuentas privadas ni use credenciales ajenas para obtener pruebas. La intimidad y la legalidad de la obtención deben valorarse antes de incorporar un archivo.

Videollamada y constancia de la versión

Verifique acceso y comunicación. Si hay una falla técnica que impide intervenir, deje constancia y revise cómo garantizar la oportunidad efectiva; no registre “no quiso responder” cuando la conexión no funcionó.

Si la defensa es verbal, el artículo 115 prevé acta que transcriba la versión o descargos. Una grabación no debe considerarse sustituto automático del acta. Su uso exige revisar información a los participantes, finalidad, protección de datos y condiciones aplicables.

Ejemplo: un enlace con permisos restringidos

La empresa remite cuatro archivos, pero el trabajador solo puede abrir dos. Al conocerlo, verifica permisos, deja trazabilidad de la entrega efectiva y revisa la oportunidad de defensa. No debería afirmar que todos los anexos estuvieron disponibles desde el primer envío si los registros muestran lo contrario.

Antes de decidir

Cruce hechos, pruebas y explicación. Documente la valoración y la posibilidad de impugnar que corresponda. El CST exige garantías de defensa; un correo de “recibido” no equivale a aceptación de responsabilidad.

Para la estructura documental, consulte acta de descargos y cierre disciplinario.

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